SCAI Comunicazione evolve il proprio modello operativo grazie a wethod, passando da una gestione frammentata, affidata per lo più a fogli Excel, a un sistema integrato e data-driven capace di offrire visibilità in tempo reale su progetti, risorse e marginalità.
L’adozione della piattaforma ha portato a un incremento del 15% della capacità produttiva media dei project manager e un miglioramento stimato del 30% nella serenità operativa del team, grazie a un controllo più puntuale dei carichi di lavoro e a decisioni più rapide e consapevoli.
Quando all’interno di un’organizzazione la crescita accelera, la complessità non si distribuisce, si concentra: è questo il fenomeno sperimentato da SCAI Comunicazione, agenzia con sede a Roma e Potenza specializzata in comunicazione integrata a 360° che ha scelto wethod, piattaforma all-in-one che offre alle organizzazioni project-based una visione in tempo reale su budget, risorse e marginalità, per trasformare il coordinamento quotidiano dell’operatività in un sistema più strutturato, leggibile e data-driven, capace di sostenere la salute dell’intera organizzazione. Il risultato è stato un incremento del 15% della capacità produttiva media dei project manager.
SCAI Comunicazione gestisce progetti che spaziano dalla strategia ai social media, dal performance marketing agli eventi, coordinando team e attività multidisciplinari. Prima di wethod, la gestione operativa si basava su strumenti separati e un uso intensivo di fogli Excel, con molto lavoro manuale per il consolidamento dei dati. Questo approccio limitava la visibilità sui dati necessari per monitorare l’andamento dei progetti in tempo reale. Senza questa tempestività, era impossibile intervenire sui carichi di lavoro o correggere eventuali inefficienze per garantire la marginalità attesa. In un settore caratterizzato da scadenze strette, più commesse in parallelo e team interconnessi, questo modus operandi non era più sufficiente.
Con l’introduzione di wethod, SCAI Comunicazione ha quindi avviato un cambiamento di metodo, passando da una gestione reattiva a un modello più proattivo e basato sui dati. L’agenzia ha integrato in un’unica piattaforma pianificazione delle risorse, gestione dei progetti e controllo della marginalità, con una visione più chiara su carichi di lavoro, costi e performance economica. Il passaggio è avvenuto in meno di un mese ed è stato adottato da tutta l’organizzazione, diventando il punto di riferimento per project manager, team operativi e amministrazione.
“Crediamo che il futuro delle organizzazioni project-based non dipenda dall’aumento degli strumenti a disposizione. Il punto è ridurre i livelli di complessità tecnologica, perché il valore non sta nel moltiplicare le piattaforme ma nel renderle sempre più integrate, fluide e quasi invisibili nella gestione quotidiana – laddove “invisibile” significa essenziale: uno strumento è invisibile quando non aggiunge attrito ed elimina l’incertezza. Ed è proprio così che diventa utile nel momento in cui serve davvero, perché consente ai team di capire prima, anticipare meglio e coordinarsi con maggiore efficacia”, spiega Tomas Barazza, CEO & Founder della tech company wethod.
Governare la complessità in un’agenzia multidisciplinare
Per SCAI Comunicazione, wethod è stato l’abilitatore che ha permesso di vedere le cose mentre accadono, portando vantaggi misurabili: oggi ogni project manager è in grado di gestire mediamente il 15% in più del carico di lavoro rispetto al passato, grazie alla centralizzazione delle informazioni e alla visibilità immediata sullo stato dei progetti. La visione integrata dei progetti ha, inoltre, semplificato la gestione delle richieste estemporanee e delle variazioni di scope che arrivano in corso d’opera, rendendo più chiaro il valore del lavoro svolto.
Wethod è diventato anche uno strumento strategico nella relazione con i clienti: la disponibilità di report oggettivi sull’effort e sull’avanzamento dei progetti permette di gestire in modo più trasparente le richieste extra, trasformando le negoziazioni in momenti strutturati e tutelando la marginalità senza compromettere il rapporto di fiducia.
“Se chiedessimo a un matematico di misurare la “serenità”, probabilmente alzerebbe le mani. Eppure nel nostro team Operations si stima un aumento del 30% e questo è possibile grazie all’uso dei dati al posto delle stime “a sensazione”. È una media: ci sono i lunedì da 100% e i venerdì da 5%, ma il cambio di rotta è evidente. Con l’introduzione di wethod la gestione, anziché essere un evento isolato, è un rito che inizia il venerdì con il progress settimanale e l’assegnazione dei task, e si concretizza il lunedì mattina con la verifica della People Allocation. È qui che i PM analizzano i carichi di lavoro e distribuiscono le attività per garantire una settimana fluida a tutto il team. Le scadenze non vengono più bucate e il team è, in generale, più sereno”, commenta Francesco Russo, Account e Project Manager di SCAI Comunicazione.
