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Il futuro dell’ufficio sarà virtuale: come preparare il personale al cambiamento

MEDIAKEY

Sappiamo tutti che il lavoro in ufficio è cambiato drasticamente negli ultimi anni, passando a modelli ibridi e a una maggiore flessibilità. Molti ipotizzano un ritorno all’ufficio o un futuro prevalentemente remoto del luogo di lavoro. In ogni caso, le aziende dovranno preparare il proprio personale al cambiamento e garantire che l’ufficio rimanga sano e funzionale attraverso le diverse ondate del cambiamento. La tradizionale idea di ufficio è ormai cosa del passato. Il luogo di lavoro oggi prevede modelli ibridi e remoti che offrono maggiore flessibilità. Le aziende offrono “campus” dotati di tutti i servizi e “hot desk” al posto delle scrivanie.

Ma quale sarà la prossima evoluzione dell’ufficio, e coinvolgerà tutte le generazioni in egual misura?

Il futuro è virtuale
L’elemento più ovvio da affrontare quando si parla di uffici del futuro è rappresentato dai modelli di lavoro ibridi e remoti che sono diventati ormai un punto fermo della vita aziendale post-pandemia. Una recente ricerca dell’Office for National Statistics ha rilevato che il 38% dei lavoratori adulti ha dichiarato di aver lavorato da casa nel 2022 almeno una parte della settimana e non ha intenzione di cambiare a breve. E anche se noi ci siamo adattati a questo nuovo modo di lavorare, molte organizzazioni non sono ancora in grado di gestire processi documentale che garantiscano sicurezza, accesso e affidabilità. 

I documenti cartacei, ad esempio, possono rappresentare un rischio, soprattutto quando non sono conservati correttamente o non esiste un processo di distruzione delle copie fisiche. Garantire che i luoghi di lavoro dispongano di copie digitali elimina il rischio potenziale che informazioni preziose vadano perse o che cadano nelle mani sbagliate. Istruire quindi il personale su questi protocolli è una pratica formativa essenziale.  

Se si va oltre, il metaverso ha il potenziale di creare un mondo completamente digitale per cui i dipendenti potrebbero non aver bisogno di incontrarsi di persona. Sebbene questa tecnologia sia ancora nelle fasi iniziali, molte aziende stanno compiendo passi significativi in tal senso. Microsoft ha in programma di integrare la sua piattaforma VR/AR Mesh con Teams e ha accennato a futuri “spazi immersivi” all’interno dell’app di messaggistica, mentre Meta ha realizzato Horizon Workrooms per tenere riunioni con le cuffie Oculus, che porteranno con sé una serie di nuove sfide. 

L’ascesa dell’intelligenza artificiale e della blockchain
Al di là dei semplici chatbot, i modelli di elaborazione del linguaggio naturale hanno il potenziale per automatizzare completamente i processi e rendere il lavoro più gratificante. Le imprese sono state veloci nel migliorare le inefficienze fisiche, ma i processi amministrativi, come l’approvazione dei documenti, sono spesso ancora fortemente dipendenti da un intervento manuale.

Si prevede inoltre che la tecnologia blockchain progredirà in modo significativo nel 2024, con la creazione di prodotti e servizi più decentralizzati. Oltre al cloud, l’archiviazione decentralizzata dei dati e la crittografia tramite blockchain renderanno le informazioni non solo più sicure, ma anche più innovative in termini di accesso e analisi. Questo sottolinea ancora una volta la necessità di digitalizzare e archiviare tutti i dati. Una ricerca di Quocirca rivela che solo il 77% delle organizzazioni scansiona tutti o la maggior parte dei documenti direttamente nei processi aziendali, il che significa che molti si affidano ancora esclusivamente alla carta. Per trarre vantaggio da questa tecnologia, le aziende devono innanzitutto assicurarsi di avere un controllo sulla gestione dei documenti.   

Assicurarsi che i talenti siano pronti per il successo
Le persone sono il bene più prezioso di un’organizzazione e per prepararsi al futuro è necessario comprendere i lavoratori di cui si dispone e quelli di cui si ha bisogno. Sebbene ci si concentri maggiormente su una formazione adeguata nelle scuole e nelle università, lo studio “Next Generation DigItaly: come promuovere l’integrazione e lo sviluppo di un ecosistema digitale per accelerare l’innovazione e la crescita del Paese”, elaborato da The European House – Ambrosetti in collaborazione con Microsoft Italia ha evidenziato come i più grandi ostacoli all’adozione di tecnologie digitali in Italia siano la mancanza di una cultura digitale in azienda (52% delle aziende sondate) e la carenza di competenze (48%).

Per trarre vantaggio dal futuro dell’ufficio, le aziende devono affrontare questo problema prima che diventi un ostacolo. Assicurandosi ad esempio che i lavoratori più anziani siano adeguatamente qualificati attraverso investimenti nella formazione che non solo favorisce un ambiente di apprendimento permanente ma ha il potenziale di colmare il divario tra le generazioni.