L’agenzia Domino Proudly Interactive pubblica periodicamente preziosi consigli per aiutare le aziende a navigare le acque della Customer Experience e della Digital Transformation. In un’epoca dove la tecnologia aziendale si evolve a ritmi vertiginosi, Domino ha pubblicato una serie di consigli mirati, concentrandosi questa volta su un tema spesso sottovalutato: la corretta progettazione delle intranet.
Il primo, e forse più importante, errore individuato dall’agenzia web è la tendenza a strutturare l’intranet con la lente dell’organigramma aziendale, ignorando completamente le reali necessità di chi la usa ogni giorno – invece di organizzare i contenuti in base a chi li produce, come un dipartimento, un ente, o un team specifico.
“Spesso le informazioni sono frammentate in più pagine, organizzate secondo la struttura interna degli enti piuttosto che secondo le reali necessità” spiega Domino. “Ma per il dipendente non è rilevante chi abbia prodotto una determinata informazione, chi organizza un test drive, piuttosto che chi gestisce un beneficio aziendale, ecc. È interessato a cosa quell’informazione riguardi e al poter accedere rapidamente alle opportunità disponibili”.
Questa logica, apparentemente semplice, è la chiave per creare un’intranet che sia davvero uno strumento di lavoro, non un ostacolo. E naturalmente strutturare le informazioni in base alle esigenze e ai compiti quotidiani dei dipendenti non solo migliora l’usabilità, ma riduce anche la perdita di tempo e la frustrazione.
Un’altra trappola è la creazione di strutture informative iper-dettagliate e complesse, che vengono percepite come un vero e proprio “labirinto digitale”. Troppi menu a cascata, sottosezioni infinite e percorsi tortuosi portano i dipendenti a perdersi, vanificando lo scopo dell’intranet. E sebbene un motore di ricerca interno possa sembrare la soluzione, spesso non è sufficientemente adeguato.
Semplificare l’architettura informativa, eliminare i passaggi superflui e garantire che le informazioni chiave siano sempre a pochi clic di distanza trasforma l’intranet da una fonte di stress in un efficiente strumento.
L’ultimo errore è la concezione dell’intranet come un semplice “bollettino ufficiale” per comunicazioni top-down. Pretendere che i dipendenti la consultino quotidianamente solo per assorbire messaggi corporate, spesso percepiti distanti dalle loro mansioni, è un’aspettativa irrealistica.
Si suggerisce di ribaltare questa logica: l’intranet deve diventare un luogo che offra valore aggiunto. “Bisogna adottare una strategia di “attrazione” basata sull’offerta di contenuti e strumenti che abbiano un impatto diretto e positivo sulla vita lavorativa”, afferma Domino.
Storie di successo dei colleghi, informazioni sui benefit aziendali, e dettagli su eventi di team building sono solo alcuni esempi di contenuti che possono trasformare la piattaforma in un luogo desiderabile da visitare. Offrire risorse che abbiano un impatto diretto e positivo sulla vita lavorativa del dipendente crea un circolo virtuoso: l’uso non è più un obbligo, ma una scelta naturale.
Tutto questo perché un’intranet ben progettata è un ecosistema digitale che, mettendo al centro le persone, incrementa non solo l’engagement ma anche la produttività e la soddisfazione generale.
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